2020年は働き方に大きな変化がありました。
これまで会社に出社をして働くことが一般的なスタイルでした。
ですが、リモートワークということが大きく浸透して、会社でなく自宅で業務を行う人も増えてきました。
これは何を意味するかと言うと、場所にとらわれずに仕事が行えるということです。
そして今回お話する内容は、この変化も含め、2020年の仕事でのコミュニケーションのありかたが従来のありかたとどう変化したかということになります。
従来のコミュニケーションのデメリット、そして2020年のコミュニケーションのメリットを中心に解説していきます。
この記事を読めば、2020年のコミュニケーションを利用して、より良い業務が進められるはずです。
内容としては以下となります。
従来のコミュニケーション方法
少し前の時代の仕事上のコミュニケーションといえば大きく３つありました。
会議、電話、メールです。
それぞれについて利用用途によっては便利なものもありますが、もちろんデメリットもあります。
詳しく見ていきましょう。
会議
会議については、その会議に出席する人が１つの場所に時間を決めて集まり、話し合いを行うというものです。
対面でコミュニケーションをとり、リアルタイムに相手の感情だったり、真意を確かめながら、駆け引きができる一番コミュニケーションの密度の高い方法です。
ただ、以下のような大きなコストを伴う内容です。
- 出席者全員の打ち合わせが可能な時間を調整
- 出席人数に合わせた会議の場所を確保
- 会議に出席するまでの全員の移動時間
- 準備資料の準備（紙での印刷等）
電話
携帯電話を誰もが持っている時代。
場所を意識せずに、一対一でお互いの意識を合わせていくというコミュニケーションです。
会話でコミュニケーションする最も基本的なやり方となります。
ただ、以下のような不便さもあります。
- 相手の連絡先が分からないとかけられない
- 個人用の番号がない場合には会社などに取り次いでもらわない
メール
現在でもビジネス上でたくさん使われています。
日々、多くのメールをやりとりしている方もいるかと思います
そして、それがメインのコミュニケーション手段になっている方もいるかと思います。
自分が伝えたい内容を相手に送信すれば、相手のタイミングで確認して返信をしてもらえます。
使い方によってはとても便利なコミュニケーション手段です。
ただ、以下の様な不便性もあります。
- 即時性に欠ける
- 大量のメールを確認及び返信するでコストがかかる
2020年のコミュニケーション方法
では、2020年のコミュニケーションについてはどのようなものがあるのでしょうか。
電話やメール以外に新しいツールとして、インターネットを通じたコミュニケーションツールがいくつも出てきており、仕事上で活躍をしています。
例えば以下のようなアプリケーションです。
Zoom
Teams
Google Meet
Slack
Chat Work
これらはオンライン上でコミュニケーションを取りながら業務を進められるツールとなっています。
これらのツールを利用することにより、これまでの会議、電話、メールでのやりとりでのデメリットをうまく補いながら、しかも場所を意識せずにコミュニケーションを取ることが可能となりました。
以下にこれらのツールを利用したコミュニケーションの方法について例として記載します。
（もちろん全てのツールにそれらの機能があるわけではないのですが、今存在しているツールで全て実現可能なものにはなっています。）
会議の変化
会議であればWeb会議がツールにより利用できます。
各メンバーのスケジュールも同時にひと目で確認でき、全ての参加メンバーが空いてる時間に会議を予約することでメンバーに通知が行われます。
そして、何よりも大きなメリットは場所、移動時間を意識せず会議を開催することができます。
例えば8人の会議を行う際に、4名が社外のメンバーであり、30分移動時間が必要な場合、
4名×30分（会議に行く時間）＋4名×30分（会議から帰る時間）
⇒ 移動だけで4時間分のコストになります。
これが毎週の定例であった場合（月4回として）、16時間（2人日）移動時間だけで消費していますね。
また、資料の準備においても、対面であれば、まだ紙での準備が当たり前の場合も多いです。
ただ、WEB会議であれば、オンライン上に展開しているファイルをそのままWeb 会議で共有する事ができ準備も不要となります。
電話の変化
電話については、ツール上メンバーを登録しておけばメンバー名一覧が表示され、クリックひとつで相手と通話をすることができます。
もちろん相手の電話番号も不要ですし、相手がオンライン/オフラインなども表示されている為、電話をかけても問題がない状態かもひと目でわかります。
メールの変化
最後にメールです。
これらのツールではチャット機能が存在してるものが多いです。
メールよりも密なコミュニケーションがリアルタイムに行うことができます。
またメール特有の設定も不要で、ツールにアカウントの登録さえあれば PCでもスマートフォンでもやり取りを簡単に行うことが可能です。
まとめ
従来のコミュニケーションのやり方と、2020年のコミュニケーションの在り方についてお話をしてきました。
内容としては以下でした。
コミュニケーションの方法については、時代と共に便利に変化していきます。
5年後10年後は、今と同じコミュニケーションではないかもしれません。
しっかりとそのコミュニケーションの方法に対応し、業務や時代に即したやり方を自分で利用できることが大切です。
それは、コミュニケーションは仕事のする上での基本となるからです。
以上です。
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