リモートワークでの働き方が当たり前になりました。
その中で、会議についてもリモートでの実施となりました。
今回は、そのリモートでの会議についてお話しします。
リモートでの会議について初めて実施した方、あまり慣れていない方も多くいらっしゃるかと思います。
このリモート会議には、対面の会議と比べて、メリットもあればデメリットもあります。
そして、メリットを活かしつつ、デメリットを改善できる方法についてお話をします。
内容としては以下です。
リモートワークでのWeb会議のメリット
移動時間が無い効率用の良い開催
リモートワークでも会議のメリット一番大きなところは会議までの移動時間が0というところです。
これまでであれば、会議に出席する際には、どちらかのオフィスにて実施となるため、どちらかの移動時間（帰りも含めると往復）がかかっていました。
会社間の距離にもよりますが、遠い場合では出張ということにもなり、移動コストは大きなものになっていました。
このリモートで会議になると、移動時間についてはなく、参加者の予定が空いていればピンポイント30分などいつでもスムーズに打ち合わせを実施することが可能となりました。
打ち合わせがとても効率よく行えるようになったのです。
最低限の労力での参加で可能
リモート会議のスタイルにもよると思いますが、音声だけ、映像も含めてなどいくつかのパターンがあるかと思います。
基本的にこの音声とカメラを通しての映像のみを共有しつつの会議となります。
その為、裏で別の作業をしていてもわかりません。
また、映像を利用せず音声だけの会議であれば、どのような服装であっても気を使わずに会議に気楽に参加できます。
その会議に対してどれだけ意識を向けるか。
自分がその会議に対してどれだけパワーをかけるかをコントロールできます。
対面での会議であれば、基本的には会議に出席する以上100％をその会議に対して時間を奪われていました。
ただ裏で別の作業ができたり、身だしなみを整える必要もない場合、必要な労力で会議に出席して、他の労力は他の作業等に利用できるというわけです。
また、極端な話、耳だけの参加も可能です。
本来であれば会議に参加していない場合、会議後に共有される議事録に目を通すことで会議の内容を把握します。
会議に耳だけの参加（自分の音声はミュートとしてく）をすることができれば、自分は基本的には別の作業を行う。
ただ会議内容としては耳で聞いておく。
これで、リアルタイムに会議の内容を把握することができます。
（もちろん耳だけの参加OKとする会議にはなりますが。）
これも大きなメリットです。
リモートワークでのWeb会議のデメリット
空気感がわからない
リモートワークの会議のデメリットの一つとしては空気感がわからないことです。
具体的にお話しますと、Web会議においては、入ってくる情報は音声とカメラを通しての映像にのみになります。
その為、細かな表情や、現場の空気感が、どうしても対面の打ち合わせと比べてわかりにくかったりします。
このことから、細かい判断を伴うような発言、その発言タイミングなどがつかみにくくなることがあります。
どうしても今のオンライン会議では、その空気感というものがまだ追いつかない部分が大きいです。
対象方法としては、会議のペースを少しゆっくりにすること。
また、ボールをできるだけ相手に渡した会話を行うことが良いです。
そして空気感を普段よりも意識すること、相手の発言からキャッチすることです。
少しいつもより深い質問をしてみて、相手の反応を伺うのも良いかもしれません。
会議システムツールに関する問題
リモート会議では、専用のツールを利用したやりとりとなります。
その為。専用ツールの使い方や、設定などが上手くいかず、音声が聞こえない（声が小さい）などの問題が発生することもあります。
また、現在、複数のリモート会議ツールが存在しており、会社やプロジェクトによってどのツールを利用しているかは様々です。
その為、それぞれの設定等の不備などで会議上でシステム上のトラブルなどが発生することもありえます。
対処方法としては、事前（5分～10分ほど前など）に、利用するツールをしっかり準備しておくことです。
音声がしっかり認識されているか、音声がしっかり聞こえるか。
ツールにはテスト機能が備わっているものもあります。
また、プレゼンファイルなどを画面共有しながら会議を進める際についてです。
こちらもあらかじめ準備をしておくことでスムーズに会議を進められます。
なども会議中のトラブル防止にはなります。
会議の基本の考え方
対面の会議、リモート会議に問わず、会議自体の考え方になります。
会議は何のために開催するのか、その目的がはっきりしているかが重要です。
とりあえず「定例なので」「やることが決まっているので」集まりましょう。という会議はやっても無駄です。
やめるべきです。
会議は目的を達成するための１つの手段であり、必要があるからこそ開催されるべきです。
その必要性がない場合は会議は実施するべきではありません。
また、必要以上の時間での開催や、不要なメンバーを招集する必要もありません。
必要最低限の時間で必要なメンバーで目的達成のために会議は開催するべきです。
これはリモート会議でも同じ事になります。
まとめ
今回はリモートワークでの会議についてお話をしてきました。
内容としては以下でしたね。
今後の働き方においてリモート会議というものはますます広がっていくでしょう。
それは今回のコロナの影響においてリモート会議をの経験がなかった方にも、多く浸透してそれが経験できたことが、大きな要因にはなるかと思います。
一度リモート会議を経験することで、実施へのハードルは下がります。
それが、今は日本中、世界中の企業の多くがその経験がなされハードルが下がっているということになります。
そして、リモート会議のメリットも多く感じていることでしょう。
そして今後リモートワーク（会議含めて）は、ますます改善されて便利になっていくでしょう。
しっかりとそれに対応した仕事の働き方が、できるように意識して、日々の業務をこなしていければと思います。
以上です。
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