プログラマーの日常業務は、単にプログラムを書くだけではありません。
プログラミング以外にも、様々な作業が求められます。
その中でも、今回は特に資料作成にフォーカスしてみましょう。
プログラマーがどのような資料を作成するのか、そしてその際に大切なポイントについて詳しく解説します。
資料作成のスキルは、仕事の幅を広げるだけでなく、コミュニケーション能力を向上させる重要な要素です。
まずは、どのような資料を作成する必要があるのか、そしてその重要性について見ていきましょう。
プログラマーはどのような資料を作るのか
プログラマーの仕事は、プログラミングを行うだけではありません。
プログラムを利用してシステムを開発運用をする際には、様々な資料を作成する必要があります。
ここでは、プログラマーがどのような資料を作成するかについて詳しく見ていきましょう。
設計書
プログラムを作る前に、どのような機能を持つかや処理の流れを詳細に計画する必要があります。
この計画をまとめたのが「設計書」です。
設計書には、システムの構造やデータの流れ、画面のレイアウトなどが記載されます。
これにより、開発メンバーが一貫した方針で作業を進めることができます。
試験項目書
開発が進んだら、プログラムが正しく動作するかを確認するための試験が必要です。
試験項目書には、どのようなテストを行うかやテストデータの作成方法などがまとめられます。
正確なテスト計画を立てることで、品質の高いプログラムを作成できます。
運用手順書
プログラムが完成した後も、運用や保守作業が必要です。
運用手順書には、システムの起動・停止方法や障害発生時の対応方法などが詳細に記述されます。
これにより、システムの安定稼働を保つことができます。
システム説明資料
開発したシステムを他のチームや顧客に説明する際には、システム説明資料が必要です。
この資料には、システムの概要や特徴、使い方などが簡潔にまとめられます。
わかりやすい説明資料を作成することで、他の人がシステムを理解しやすくなります。
これらの資料作成は、プログラマーの重要な仕事の一環です。
SE（システムエンジニア）が担当する場合もありますが、プログラマー自身が作成することもあります。
また、すべての資料をプログラマーが担当するわけではなく、チーム内で協力して作成することもあります。
プログラマーが資料作りに利用するアプリケーション
プログラマーが仕事を進める上で、資料作成は欠かせません。
コードの説明やプロジェクトの進捗報告、提案など、多岐にわたる場面で資料が必要です。
ここでは、プログラマーが資料作成に使うアプリケーションについて解説します。
Microsoft Word
ドキュメント作成の定番ツール。
プログラマーは、要件定義や技術仕様書の作成に利用します。
Microsoft Excel
表計算ソフトで、データの整理やグラフ化に重宝します。
プログラマーは、テスト結果や分析データをまとめる際に使用します。
Microsoft PowerPoint
プレゼンテーション作成に適したツール。
プログラマーは、プロジェクトの進捗や提案を他者にわかりやすく説明するために活用します。
Google ドキュメント
オンラインで共同編集が可能なツール。
複数人で同時に資料を編集でき、効率的な協力作業ができます。
Google スプレッドシート
オンラインの表計算ツール。
プログラマーは、データの共有や可視化に利用します。
Google スライド
オンラインのプレゼンテーションツール。
チームでのプレゼン資料作成に便利です。
これらのアプリケーションは、使いやすく多くの企業やチームで利用されています。
資料の共有については、編集がスムーズに行え、効率的なコミュニケーションが可能です。
では、具体的にプログラマーが資料を作成するにあたり、気を付けなければならないことについてお話しします。
プログラマーが資料作りで気をつけること
プログラマーとして働く中で、日々専門用語が飛び交います。
プログラマー同士やシステムの専門家向けの資料では、専門用語を使うことが一般的ですが、システムに詳しくない人々が読む場合は、専門用語を避けることが大切です。
以下で、専門用語を避ける方法やストーリーの重要性、そして資料作成の目的の明確さについて解説します。
専門的な表現では書かない
システムに詳しくない人々が理解できるようにするためには、以下のポイントに気を付けましょう。
専門用語の避け方
専門用語は必要な場面もありますが、理解の難しい用語はできるだけ避けましょう。
代わりに一般的な言葉を使って説明します。
当たり前のことも説明
システム内で当たり前のことでも、初めて聞く人には理解しづらい場合があります。
説明が必要なポイントは省かずに記載しましょう。
ストーリーの重要性
資料作成には、ストーリーが不可欠です。
以下のポイントに気を付けてストーリーを練りましょう。
一貫性のあるストーリー
資料内の情報や手順が一貫性を持つようにしましょう。
どのようにしてその話題に至ったのか、わかりやすく説明します。
他人目線で確認
自分が理解しているからといって、他の人が同じように理解できるかはわかりません。
他人目線で「なぜこの話題が出てきたのか」という点を確認しましょう。
資料の目的を明確に
資料を作成する際には、明確な目的を持つことが大切です。
次のポイントに注意しながら、資料を作成しましょう。
目的を記載
資料の冒頭に、その資料の目的を明記しましょう。
何のために作成された資料なのか、相手に伝えます。
内容の絞り込み
目的から逸れないように注意しましょう。
不要な情報を排除し、資料のクオリティを高めます。
資料作成は、プログラマーの重要なスキルの一つです。
わかりやすさと効果を両立させるために、専門用語の避け方やストーリーの構築、目的の明確化を意識して取り組みましょう。
プログラマーのコミュニケーションに関しては以下の記事を参考にしてください。
まとめ
プログラマーが資料つくりを行う中でのいろいろなお話をしてきました。
以下内容でした。
プログラマーとして仕事を進める上、プログラミングだけではなくて、資料を作成すること。それは業務の中で必ず発生してきます。
また、プログラマーよりステップアップしてSE(システムエンジニア）になった際には、さらに多くの資料作成が求められるでしょう。
資料つくりのコツをしっかりと押さえておくことで、良い資料作成ができるようになるため、ぜひこの記事でのポイントを参考にしていただければと思います。
以上です。
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